行政处罚时怎么行使陈述申辩权？核心是"先被告知、再发言、机关必须听取并复核"三步。按照《行政处罚法》的规定，行政机关在作出处罚决定前负有告知义务；当事人有权陈述事实、提出理由和证据；机关必须充分听取并复核，成立的应当采纳。如果机关未依法告知，或者拒绝听取陈述、申辩，就不得作出行政处罚决定。理解这项权利的关键，是把它看成程序上的必经环节，而不是可有可无的"意见征询"。
先说结论
① 前置告知——作出处罚决定前，机关应当告知拟处罚内容及事实、理由、依据，并告知当事人享有的陈述、申辩、要求听证等权利； ② 充分听取——当事人有权陈述和申辩，机关必须充分听取，对其提出的事实、理由和证据进行复核； ③ 成立的应当采纳——复核后事实、理由或者证据成立的，机关应当采纳； ④ 不得加重处罚——机关不得因当事人陈述、申辩而给予更重的处罚； ⑤ 不听就不得处罚——未依法告知，或者拒绝听取陈述、申辩的，不得作出行政处罚决定，当事人明确放弃的除外。
一、行使陈述申辩的三步
① 等待并确认告知——在作出处罚决定前，机关应当告知拟处罚的内容以及事实、理由、依据，并告知当事人享有的陈述、申辩、要求听证等权利；
② 在期限内提出陈述申辩——当事人可以在机关指定的期限内，口头或者书面陈述自己的意见，提出对自己有利的事实、理由和证据；
③ 要求机关复核并反馈——机关必须充分听取意见，对当事人提出的事实、理由和证据进行复核，成立的应当采纳。
实践中，机关通常会给当事人一份权利告知书或者告知笔录，当事人签收后即可提出意见。是否有书面材料、是否留痕，是后续判断"机关到底有没有听取"的关键。
二、"机关不听"会产生什么法律后果
《行政处罚法》第六十二条规定，行政机关及其执法人员在作出行政处罚决定之前，未依照本法第四十四条、第四十五条的规定向当事人告知拟作出的行政处罚内容及事实、理由、依据，或者拒绝听取当事人的陈述、申辩的，不得作出行政处罚决定；当事人明确放弃陈述或者申辩权利的除外。
换句话说，陈述申辩不是"走个形式"，而是作出处罚决定的法定前提。缺失这一环，处罚决定在程序上就存在重大瑕疵，构成法定的违法情形。"明确放弃"是唯一的例外。
三、为什么"申辩不会加重处罚"
《行政处罚法》第四十五条还有一句常被忽略、但非常关键的规定：行政机关不得因当事人陈述、申辩而给予更重的处罚。这条规则的立法目的，是保障当事人敢于表达意见，不必担心"越辩越重"。
两点提醒：① 把陈述申辩当成"求情"——它是对事实和理由的实质陈述，不是态度表态；② 注意提出时机——陈述申辩应当在机关指定的期限内提出，建议以书面或者可留痕的方式提出，便于证明机关是否听取。
四、与其他程序权利的关系
陈述申辩权与听证权、救济权是不同的层次：陈述申辩是处罚决定作出之前的程序权利；听证针对法定的较重处罚，程序更为正式，可参阅行政处罚听证怎么申请？；复议和诉讼则是处罚决定作出之后的救济途径。如果机关在处罚前既没有依法告知，也没有听取陈述申辩，当事人可以在事后的复议或者诉讼中，把这一点作为程序违法的理由提出，可参阅行政处罚决定没告知救济途径，还能复议或起诉吗？。
法条依据
- 《中华人民共和国行政处罚法》第四十四条行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人拟作出的行政处罚内容及事实、理由、依据，并告知当事人依法享有的陈述、申辩、要求听证等权利。
- 《中华人民共和国行政处罚法》第四十五条当事人有权进行陈述和申辩。行政机关必须充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；当事人提出的事实、理由或者证据成立的，行政机关应当采纳。行政机关不得因当事人陈述、申辩而给予更重的处罚。
- 《中华人民共和国行政处罚法》第六十二条行政机关及其执法人员在作出行政处罚决定之前，未依照本法第四十四条、第四十五条的规定向当事人告知拟作出的行政处罚内容及事实、理由、依据，或者拒绝听取当事人的陈述、申辩，不得作出行政处罚决定；当事人明确放弃陈述或者申辩权利的除外。
常见问题
陈述申辩必须用书面形式吗？
法律未限定形式，口头、书面均可。但从便于固定证据考虑，采用书面或者可留痕的方式更为稳妥。
机关不听陈述申辩，处罚就一定无效吗？
未依法告知或者拒绝听取的，不得作出行政处罚决定；已经作出的，属于程序违法情形，当事人可以在复议或者诉讼中主张。
提出陈述申辩会不会被加重处罚？
不会。法律明确规定，行政机关不得因当事人陈述、申辩而给予更重的处罚。
陈述申辩和听证是一回事吗？
不是。陈述申辩是处罚决定作出前的程序权利；听证针对法定的较重处罚，程序更正式。
一句话总结
行政处罚中的陈述申辩权，是"机关先告知、当事人再发言、机关必须听取并复核"的完整程序。当事人有权陈述事实与理由，机关必须充分听取并复核，成立的应当采纳，且不得因此加重处罚；未依法告知或者拒绝听取的，不得作出行政处罚决定。当事人应当把握时机、留痕主张，守好这道程序防线。
以上内容为一般性法律知识分享，不构成正式法律意见；具体案件请结合证据情况咨询执业律师。